Das Sammelpostfach - wie funktioniert das ?

Ein Mailserver ist wie ein Postamt zu verstehen.
In einem Postamt gibt es viele Postfächer.
Dabei gibt es Einzel-Postfächer und Sammel-Postfächer

In ein und das gleiche Postfach können die Mails für mehrere Adressaten (E-Mail Adressen) abgeliefert werden. Damit Sie in Ihrem Unternehmen E-Mails von Kollege zu Kollege versenden können, haben Sie meist eine "Groupware"-Software am Laufen.

Das kann Novell´s Groupwise, Microsoft´s Outlook / Exchange oder IBM´s Lotus Notes oder eine andere Software wie z.B. Teamware sein.

Der Weg : Eine Mail von USA nach Deutschland

Der Mail-Client packt beim Senden einer Mail mindestens folgende Informationen in den Header (Mail-Kopf) der ausgehenden Mail :

1. seinen Mailserver zum Versenden

2. die E-Mail Adresse (enthält den Domainnamen des Ziels).

Um eine E-Mail z.B. von USA nach Deutschland zu transportieren, nehmen die Mail-Server untereinander Kontakt auf. Dabei fragt der sendende Mail-Server die Domain ab, vergewissert sich, ob in der Domain ein Empfangs-Mail-Server überhaupt erreichbar ist, ob er für die Ziel-Domain verantwortlich ist und ob es in dieser Domain die gewünschte E-Mail Adresse gibt.

Für diese Kommunikation gibt es sogenannte Zeitfenster (meist ca. 30 Sekunden), innerhalb derer der sendende Mail-Server eine Antwort erwartet. Kommt keine Antwort zurück, schick er an den Versender eine Nachricht in etwa : "Entweder ist der Server down oder die Mailadresse gibt es nicht"

30 Sekunden gehen im Internet ganz schnell rum, wenn zum Beispiel Leitungen überlastet sind oder gar ausgefallen sind und Mail aus USA über Japan und Schweden umgelenkt wird. Wenn dann noch eine ISDN Wählverbindung bis zu Ihrem Netztwerk aufgebaut werden muß, wird es erfahrungsgemäß recht eng und damit oft solche Rückmeldungen geben.

Aus diesem Grund puffern wir mit unseren Mailservern, die durch unsere 2 MBit Standleitungen immer online sind, alle eingehende Mails in einem (in Ihrem) Sammelpostfach. Damit ist die Mail auf jeden Fall schon mal bei uns eingelandet.

Dann haben wir verhältnismäßig viel Zeit, diese Mails von Ihnen abrufenzu lassen bzw. Ihnen zukommen zu lassen und Ihr Mail-System kann die einzelnen Mails in die einzelnen Postfächer einsortieren.

Im schlimmsten Fall kann jemand aus Ihrem Haus mit dem entsprechenden Passwort die gesammelten Mails mit einem Notebook aus dem Sammelpostfach abholen und per Hand verteilen.

Wichtig:

Diese ganze Empfangs-Prozedur hat mit dem Versenden Ihrer Mails übhaupt nichts zu tun.

Das sind zwei getrennte Sachen. !!!!!

Jetzt kommt das Beispiel :

Wenn ein "Amerikaner" Ihnen eine Mail schickt und die gleiche Mail noch an weitere 5 Kollegen in Ihrem haus in das CC Feld einträgt, überträgt der sendende Mail-Server nur eine einzige Mail an ein und dasselbe ("Sammel-") postfach (wenn er nach RFC konfiguriert ist).

Der Server erkennt, daß die folgenden Mails in das gleiche Postfach abzuliefern sind, und es ist ja schon eine drin, nämlich die erste Mail.

Das hat den realen Sinn, daß die Internet-Infrastruktur nicht unnötig belastet wird. Es gilt auch nur, wenn es sich um das gleiche Postfach handelt. Wenn also jemand Ihnen und weiteren 5 Kollegen (im gleichen Hause) eine 5 MegaByte Riesen-Mail schickt, z-B. eine Power Point Präsentation, dann gehen nur 5 MB über den Atlantik und nicht 30 MB.

Holt jetzt der "Groupware"-Server diese Mail ab, prüft er wiederum, an wen diese Mail noch adressiert ist und packt in jedes einzelne Postfach eine 5 MB Kopie von dieser Mail, legt also weitere 5 Kopien an.

Problem : Manche machen das nicht ! Der erste Adressat bekommt die Mail, die anderen gehen leer aus.

Das gibt erfahrungsgemäß richtig Ärger, wenn der Kunde das merkt.

Wir bei IPW haben mehrere Systeme getestet und mindestens 2 gefunden, die das exakt nach den RFC´s machen.

Da gibt es Sendmail unter LINUX und

VPOP3 unter WIN NT 4.0 SR3 und besser.

Insbesondere das VPOP3 ist für ca 120 engl. Pfund ein sehr gelungenes Produkt, zwar in englisch wie bei den anderen auch, aber sehr gut erklärt und sehr gut zu bedienen. Laut Autor läuft der VPOP3 Mail-Server sogar noch auf 486ern mit 25 Usern. Weiterhin kann die VPOP3 Software sowohl Mail von POP3 Servern abholen (sogar in unregelmäßigen Zeitintervallen) als auch diese Mails per SMTP anderen Mail-Systemen "reindrücken", z.B. Novell´s Groupwise.

Noch dazu gibt es eine kostenfreie Shareware-Version mit 5 Usern zum ausgiebigen Testen. Einer unserer Kunden testet schon 2 Jahre lang - mit Erfolg !!